Affrontare i rischi delle PMI: il metodo Myr Consulting – Fase finale

All’interno dei nostri primi tre articoli riferiti al Metodo MYR per le PMI (Il Contesto interno – Parte I e Parte II e Il Contesto esterno), vi abbiamo spiegato i primi quattro passi del nostro metodo di lavoro, che hanno l’obiettivo di:

• creare la squadra con cui lavoreremo;
• definire il modello di business dell’impresa e i rischi connessi;
• capire il contesto interno anche attraverso l’analisi della sua organizzazione;
• capire il contesto esterno e gli impatti che questo può avere sull’azienda e sui suoi obiettivi.

Il nostro quarto articolo (Obiettivi, Scopo e Criteri del Risk Management), invece, è servito a delineare altri tre momenti fondamentali del nostro metodo:

• l’individuazione degli obiettivi di breve, medio e lungo periodo dell’impresa;
• la spiegazione a tutti i dipendenti del perché viene fatto questo lavoro;
• la creazione delle metriche con cui misurare gli impatti dei rischi sul business.

Nell’ultimo articolo, il quinto della serie dedicata al Metodo MYR (Macro Processi e Macro Rischi – Mappatura dei macro-rischi sui macro-processi), abbiamo affrontato alcuni step operativi e nello specifico:

1. l’identificazione e la mappatura dei macro processi aziendali;
2. l’identificazione e la condivisione delle macro categorie di rischio (Tassonomia dei Rischi);
3. la mappatura dei macro-rischi sui macro-processi.

 

In questo nuovo appuntamento, tratteremo le ultime tre fasi del nostro approccio metodologico, che ci portano così alla chiusura del cerchio e al termine di quello che abbiano chiamato 1° Step dell’ ERM –     Enterprise Risk Managment:

• la raccolta di dati e documenti oggettivi;
• le interviste con le persone che lavorano in azienda e che sono parte della squadra scelta dall’imprenditore;
• la stesura dell’Internal Risk Report.

La raccolta di dati e documenti oggettivi

Durante la fase dalla mappatura dei macro-rischi sui macro-processi, descritta nel precedente articolo, è essenziale dialogare con le persone e raccogliere sia le loro percezioni personali che una serie di dati oggettivi, anche grazie alla condivisione di documenti e numeri.

Come abbiamo già più volte evidenziato, la gestione del rischio è un processo fondamentale per qualsiasi organizzazione che voglia operare con successo in un ambiente complesso e incerto. Per questo motivo, per poter prendere decisioni informate e attuare strategie di mitigazione efficaci, è fondamentale basarsi su dati e documenti oggettivi, che forniscano una rappresentazione accurata dei potenziali rischi a cui l’organizzazione è esposta e che aggiungano numeri precisi su cui fare le giuste riflessioni.

Per il Metodo MYR, la raccolta di dati e documenti oggettivi rappresenta quindi un passo cruciale a cui occorre dare la giusta importanza e che va fatto con scrupolo e attenzione, dando anche importanza alle persone coinvolte, così che si sentano parte di un processo che genera valore per l’intera organizzazione. Esistono diverse fonti da cui è possibile reperire queste informazioni in azienda: qui sotto vi lasciamo qualche esempio.

Fonti interne:

• Documenti aziendali: bilanci, rendiconti finanziari, piani strategici, analisi di mercato, report sugli incidenti.
• Database aziendali: sistemi di gestione dei rischi, database degli incidenti, registri delle non conformità.
• Esperienze e conoscenze del personale: interviste, questionari, focus group con dipendenti e manager a tutti i livelli.

Fonti esterne:

• Banche dati pubbliche: statistiche sugli incidenti, studi di settore, normative e regolamenti pertinenti.
• Ricerche di mercato: rapporti di analisti, studi di settore, pubblicazioni scientifiche.
• Benchmarking: analisi delle migliori pratiche adottate da altre organizzazioni simili.

Infine, sottolineiamo che è molto importante raccogliere dati e documenti da diverse fonti per avere una visione più completa e il giusto mix di informazioni.

Le interviste

Nel panorama complesso e dinamico della gestione del rischio, le interviste si rivelano un altro strumento prezioso per raccogliere informazioni qualitative e approfondire la comprensione dei potenziali pericoli che potrebbero minacciare un’organizzazione.

Raccogliendo dati e documenti, spesso ci soffermiamo a dialogare con le persone coinvolte, chiedendo il loro punto di vista e ascoltando con attenziono quello che hanno da dirci.

Andando oltre i dati e le analisi statiche, le interviste consentono infatti di cogliere le sfumature, le opinioni e le esperienze di individui chiave all’interno dell’organizzazione, fornendo una visione più completa e realistica del panorama del rischio.

Vediamo ora insieme perché le interviste, o comunque momenti di confronto e brainstorming svolti anche in team, sono così importanti per il nostro Metodo e, più in generale, per il processo di Risk Management:

• permettono di identificare nuovi rischi: le interviste infatti possono far emergere rischi che potrebbero non essere stati considerati durante l’analisi documentale o altre attività di risk assessment;
• offrono una migliore comprensione dei rischi esistenti in quanto consentono di approfondire la natura, la gravità e le potenziali cause dei rischi già identificati;
• aiutano a valutare l’impatto dei rischi permettendo di comprendere meglio le potenziali conseguenze negative che i rischi potrebbero avere sull’organizzazione, considerando anche aspetti non quantificabili;
• facilitano la comunicazione e il coinvolgimento degli stakeholder nel processo di risk management, aumentando la consapevolezza e la collaborazione;
• forniscono informazioni preziose per la mitigazione dei rischi e possono rivelare idee e suggerimenti per la definizione di strategie di mitigazione più efficaci e mirate.

Le interviste, se condotte in modo efficace, possono quindi apportare un valore significativo al processo di risk management. Combinando le informazioni raccolte dalle interviste con altri dati e analisi, le organizzazioni possono ottenere così una visione più completa e accurata dei propri rischi al fine di prendere decisioni più informate e attuare strategie di mitigazione più efficaci.

 

La stesura dell’Internal Risk Report

Una volta raccolti i dati e i documenti oggettivi e una volta terminate le interviste o i momenti di confronto tra gli stakeholers, tutte queste informazioni devono essere organizzate, analizzate e interpretate da parter del risk manager, dando poi vita ad un report finale che possa rappresentare una prima linea guida per l’azienda e per i futuri steps operativi e che noi, per il nostro Metodo, abbiamo chiamato Internal Risk Report.

Chiaramente questo processo richiede competenze specifiche in materia di risk management e di analisi dei dati, sebbene noi di MYR cerchiamo sempre di semplificare l’approccio così che tutti possano contribuire e quindi fruire delle informazioni raccolte e delle priorità di intervento.

Nel complesso mondo della gestione del rischio, è chiaro che i report rappresentano strumenti essenziali per comunicare in modo chiaro, conciso ed efficace i risultati delle analisi, le valutazioni e le azioni da intraprendere o intraprese. Andando oltre la mera presentazione di dati, i report ben strutturati, e che piacciono a noi, raccontano una storia, fornendo una narrazione chiara e coinvolgente, che permette ai lettori di comprendere appieno le implicazioni del rischio e le strategie attuate o da attuare per mitigarlo.

Il 1° Step dell’ ERM-Enterprise Risk Management, che è racchiuso nell’approccio metodologico che vi abbiamo raccontato, si chiude quindi con una relazione finale (l’Internal Risk Report appunto) che consegnamo al cliente e che sintetizza la situazione aziendale, i principali rischi emersi durante l’assessment e le priorità di intervento.

Qual è, quindi, in sintesi, lo scopo del nostro report? L’Internal Risk Report serve dunque a:

• comunicare informazioni chiave sui rischi identificati, sulla loro gravità, sul potenziale impatto e sulle azioni di mitigazione adottate o da adottare;
• facilitare la comprensione del lavoro fatto e da fare con un linguaggio chiaro e accessibile a tutti per creare una cultura del rischio diffusa a tutti livelli dell’organizzazione;
• promuovere la trasparenza rafforzando la fiducia tra management, stakeholder e altre parti interessate, favorendo così una collaborazione aperta e costruttiva;
• supportare il processo decisionale;
• documentare le attività di risk management permettendo di monitorare i progressi compiuti e di trarre insegnamenti dalle esperienze passate.

Comunicando in modo chiaro e trasparente i rischi, le loro implicazioni e le strategie di mitigazione adottate, le organizzazioni possono così rafforzare la consapevolezza del rischio, promuovere una cultura di gestione del rischio più estesa e prendere decisioni informate per proteggere il valore aziendale nel lungo termine.

E ora, quali sono i prossimi steps? Ve lo racconteremo nel prossimo articolo, quindi state con noi e seguiteci anche sui Social.